乐教办〔2008〕10号

乐清市教育局   乐清市档案局

关于印发乐清市学校档案管理办法（试行）的

通      知

各中小学，各幼儿园：

    为加强中小学校档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的规定，结合我市实际，研究制定了《乐清市中小学校档案管理办法》（试行）。现印发给你们，请贯彻执行。

各地在实施过程中遇有问题和建议，请及时与市教育局、档案局联系。 

         二〇〇八年九月五日

乐清市学校档案管理办法（试行）

第一章  总 则

第一条  为了加强学校档案工作，适应学校改革和发展的需要，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《浙江省实施＜档案法＞办法》及有关规定，结合我市实际，特制定本办法。

第二条  学校档案是指学校在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是提高学校教学水平的标志。

第四条  学校应把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入学校工作岗位责任制,  把档案工作作为学校评估工作的一项内容，加强对档案工作的领导。

第五条  学校对本单位形成的各种门类和各种载体的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。 

第二章  领导体制和机构设置

第六条  学档案工作按照学校隶属关系由教育行政部门领导，业务上受档案行政部门和上级教育行政部门的指导、监督与检查，市、县（市、区）教育局应确定一位领导分管学校档案工作。
    第七条  学校要在校长统一领导下做好档案工作，学校要明确一名校级领导分管档案工作，建立综合档案室。
    学校综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是集中管理和提供利用档案为学校各项工作服务的内设机构。 

第三章 综合档案室和工作人员

第八条  综合档案室的基本职责：
    （一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定。制订本校档案工作规章制度，并认真执行。
    （二）督促、指导和协调本校各部门和有关人员文件材料的形成、积累、整理、归档和利用工作。
    （三）统一管理学校各种门类、各种载体的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案。
    （四）负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及资料；负责编制档案检索工具，积极开展档案利用工作。
    （五）负责编写全宗介绍、组织沿革、大事记、校史以及汇编重要文件材料等有关参考资料，积极开发档案信息资源，为学校各方面服务。
    第九条  各学校的综合档案室，应配备专职或兼职档案管理人员。学校档案工作人员要热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，努力学习，勤奋工作，具备档案业务知识和一定的科学文化知识，必须取得档案管理岗位资格证书，持证上岗。并保持相对稳定，因工作需要必须调动时，要坚持先配后调，必须办理交接手续。
    第十条  学校档案工作人员属档案专业技术人员，按国家有关规定，实行专业技术职务聘任制。 

第四章 经费、库房和设备

第十一条  学校档案工作所需经费应列入学校预算，在教育事业费中统盘安排。
    第十二条  学校要设档案库房，档案库房要落实温湿度控制及防盗、防火防光、防霉、防虫、防尘等安全保护措施，配备充足的档案装具。 

第五章 文件材料的归档，移交和接收工作

第十三条  归档制度。学校要建立和健全文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责，作为考核的重要内容，确保每项活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
    （一）归档范围：
    凡是在学校各项活动中形成的，具有保存价值的各种门类与载体的文件材料，均属归档范围，必须按照规定，定期向学校综合档案室移交，并办理移交手续。任何个人不得据为己有。
    （二）归档时间：
    1.文书档案执行行政年度（每年1月1日至12月31日止），应在次年六月底前归档；其中专项工作如突发事件、专题调研、会议等重要活动待结束或告一段落时，及时做出总结后的1个月内归档。
    2.教学档案（包括教师业务档案和学生档案）执行教学年度（当年9月1日至次年8月31日止），应在次学年度寒假前归档；
    3.科技档案，仪器设备材料安装验收合格，正常运行后即归档；学校基建工程项目竣工验收后两个月内归档。
    4.会计档案，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交综合档案室统一保管。
    5.论文、著作、科技文章正式发表后原件即时归档。
    6.学校编写印制的出版物、汇编、教材、简报等的原稿（领导签发稿）、印本与电子文稿，印毕后一并归档。
    7.学校工作人员因公外出参观、学习、培训、考察和参加各种会议等，其带回的文件材料必须按归档范围的规定，及时向综合档案室归档
   （三）归档要求：
    1.归档文件整理工作一般由文件材料形成科室承担，学校档案管理人员负责指导。
    2.归档文件必须是原件（外来复印件除外），做到完整、准确，定稿与印件一并归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。纸张质量符合要求，用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格。书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合归档要求的耐久字迹材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久字迹材料；传真件应与复印件一起保存归档；不得使用涂改液。归档文件上有金属物的，应去掉，重新缝（粘）合。
    3.归档文件的排列、编目要规范有序。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应符合要求。
    4.电子文件应与备份的纸质文件一并归档。
    第十四条  学校综合档案室的全部档案，应进行统一的分类、编目和排列。
   （一）文书档案，按年度——组织机构或问题分类，按问题和价值组卷。使用计算机和有适用的档案管理软件的学校，文书档案按《归档文件整理规则》整理，可按“年度——保管期限”进行分类，以“件”为单位整理。
   （二）教学档案，按教学年度（学年）——问题或组织机构分类，按文件之间联系和价值分别组卷。
    教师业务档案、学生档案，按人员所在部门分类，以个人为单位组卷，以姓氏笔划或学号为序编号。
   （三）科技档案，按设备、基建、科研等分类、组卷，分种类排列编流水号。
   （四）会计档案，按年度——形式——保管期限分类，按报表、帐簿、凭证、其他分别组卷，且按形式跨年度大流水编号。
   （五）特种载体档案，按照片、录音（像）、磁（光）盘、实物等分类、组卷，分种类排列编流水号。

第六章  档案管理与利用

第十五条  学校档案工作人员要负责本校各类档案的科学管理；严格执行各项规章制度；要定期对库房档案进行检查；确保档案的完整与安全。
    第十六条  要积极开发档案信息的利用。 要建立档案的阅览、外借制度， 调阅档案必须按规定办理手续。有条件的学校，要应用计算机对室藏档案进行存储与检索，积极主动地开展档案、信息的编研与利用工作，为学校的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。
    第十七条  学校定期将应该移交的档案向当地国家档案馆移交。 

第七章 奖励与处罚

第十八条  学校应对档案部门建立检查考核和评估制度，明确岗位职责，对工作优秀、成绩突出的给予奖励。

第十九条  凡在学校档案工作中违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《浙江省实施＜档案法＞办法》的行为，依照国家有关法规进行处罚。 

第八章  附 则

第二十条  各学校可根据本办法制定档案工作实施办法，并报当地教育、档案行政管理部门备案。
    第二十一条  本办法适用于全市中小学校，自发布之日起施行。
    第二十二条   本办法由乐清市教育局、乐清市档案局负责解释。 

附件：乐清市中小学校文件材料归档范围及保管期限表

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